Verzuimprotocol

Het is belangrijk, dat uw kind regelmatig naar school gaat. Veelvuldig schoolverzuim verstoort de continuïteit van het leerproces en kan een negatieve invloed hebben op de resultaten van uw kind én kan zelfs betekenen, dat uw kind zonder diploma de school verlaat. Onder verzuim verstaan wij bijvoorbeeld ongeoorloofd afwezig zijn (“spijbelen”), te laat komen en afwezigheid door ziekte.

Het verzuimprotocol van de gemeente Zoetermeer richt zich op het relatief verzuim (spijbelen en te laat komen), waarvoor een leerling vanaf twaalf jaar zelf verantwoordelijk wordt gesteld. Luxeverzuim (vakantie onder schooltijd) of absoluut verzuim (geen inschrijving bij een onderwijsinstelling) valt hier niet onder, maar wordt na melding wel onderzocht en afgehandeld.

Lees meer over:
Ongeoorloofd verzuim
Te laat komen
Ziekteverzuimbegeleiding
Halt-afdoening

Ongeoorloofd verzuim

De Leerplichtwet stelt een grens, waarbij de school aan de ambtenaar leerplichtzaken melding moet maken van vermoedelijk ongeoorloofd verzuim. Deze grens ligt bij ongeoorloofde afwezigheid op:

– drie achtereenvolgende dagen OF
– 18 lesuren over een periode van vier weken.

Bij de overschrijding van deze wettelijke grens volgt een melding naar de ambtenaar leerplichtzaken, vergezeld van een verzuimstaat en een overzicht van interventies door de school. De school ontvangt een ontvangstbevestiging van de melding schoolverzuim. Op het moment van de melding gaat een termijn van drie weken lopen. In deze periode gaat de mentor – in overleg met een afdelingsleider – in gesprek met ouders/verzorgers én de leerling. Het doel van het gesprek het beëindigen van het verzuim. De ouders/verzorgers krijgen van de ambtenaar leerplichtzaken een waarschuwingsbrief, waarin vermeld wordt dat ongeoorloofd schoolverzuim kan leiden tot een proces verbaal.

Na de formele waarschuwing gaat een periode van drie weken in. Tijdens deze periode vindt een controle plaats tussen de afdeling leerplichtzaken en de school. Als het verzuim is gestopt, sluit de ambtenaar leerplichtzaken het dossier van de leerling. Als blijkt, dat het verzuim niet is opgehouden, moet de ambtenaar leerplichtzaken binnen een periode van drie weken contact opnemen met de ouders/verzorgers. De ouders/verzorgers én de leerling worden uitgenodigd voor een gesprek bij de afdeling leerplichtzaken. Het doel van het gesprek het beëindigen van het verzuim. De leerling krijgt een proces verbaal. Het proces verbaal wordt opgestuurd naar het Openbaar Ministerie. In overleg met het Openbaar Ministerie en de Raad voor de Kinderbescherming wordt bekeken of de zaak doorgaat naar het kantongerecht of dat de zaak afgehandeld kan worden door de Officier van Justitie op een Tripzitting.

Te laat komen

Het Stedelijk College ziet het te laat komen als een groot probleem. Ouders/verzorgers én de leerling worden door de mentor – in overleg met een afdelingsleider – hierop aangesproken, maar niet in alle gevallen stopt het (structureel) te laat komen.

De Leerplichtwet ziet het te laat komen als ongeoorloofd verzuim. De afdeling leerplichtzaken, het Openbaar Ministerie en de gemeente Zoetermeer zijn in het schooljaar 2005-2006 gestart met een lik-op-stuk-beleid, waarin scholen het regelmatig te laat komen vroegtijdig moeten melden aan de ambtenaar leerplichtzaken en die kan – indien het gedrag niet stopt – de leerling doorsturen naar Bureau HALT voor een zogeheten ‘Halt-afdoening Spijbelen’ of de leerling een proces verbaal aanzeggen. In sommige gevallen worden de leerling en/of ouders/verzorgers doorverwezen naar de hulpverlening.

Wanneer een leerling in een korte periode vijfmaal te laat gekomen is, bespreekt de mentor het te laat komen met de leerling en neemt hij tevens – zowel telefonisch als schriftelijk – contact op met de ouders/verzorgers. De mentor maakt een verslag van het gesprek met ouders/verzorgers en de leerling ten bate van het leerling-dossier. De afdelingsleider wordt door de mentor op de hoogte gebracht van het vijfmaal “te laat” komen van de leerling.

Het komt voor, dat het te laat komen na een gesprek met ouders/verzorgers én de leerling niet stopt. Nadat de leerling tienmaal te laat gekomen is, doet de mentor – in overleg met een afdelingsleider – een melding bij de ambtenaar leerplichtzaken, vergezeld van een verzuimstaat en een overzicht van interventies door de school. De school ontvangt een ontvangstbevestiging van de melding schoolverzuim. De ouders/verzorgers krijgen van de ambtenaar leerplichtzaken een waarschuwingsbrief, waarin vermeld wordt dat ongeoorloofd schoolverzuim kan leiden tot een proces verbaal.

Ziekteverzuimbegeleiding

Een leerling, die meer dan gemiddeld wegens ziekte van school verzuimt, wordt vroegtijdig in contact gebracht met de Jeugdgezondheidszorg (JGZ) om te beoordelen of het schoolverzuim al dan niet geoorloofd is, en zonodig wordt hulpverlening in gang gezet om te voorkomen dat het schoolverzuim uitmondt in schooluitval

Indien een leerling verzuimt van school wordt door de mentor nagegaan wat hiervan de achterliggende oorzaak is. Schoolverzuim kan diverse oorzaken hebben. Al naar gelang de oorzaak maakt de mentor – in overleg met een afdelingsleider – de keuze bij wie de melding van schoolverzuim neergelegd wordt. Bij ongeoorloofd schoolverzuim (spijbelen en te laat komen) wordt de ambtenaar leerplichtzaken ingeschakeld. Is er sprake van ziekteverzuim of een vermoeden van ziekteverzuim wordt de melding neergelegd bij de JGZ. Hiervoor moet de leerling voldoen aan de onderstaande meldingscriteria:

– Langdurig ziekteverzuim: meer dan twee weken aaneengesloten
– Frequent ziekteverzuim: over een periode van twee maanden steeds 1 à 2 dagen ziek gemeld (met een totaal van 4 dagen of meer) of over een periode van drie maanden 5 dagen of meer.
– Bijzondere gevallen; bijvoorbeeld ziekmelding reden tot zorg, regelmatig ziek naar huis, verzuim op specifieke vakken.

Zodra sprake is van verzuim op basis van ziekte of een vermoeden hiervan wordt de JGZ schriftelijk ingelicht. De mentor en/of een afdelingsleider vult een aanmeldingsformulier in met hierop gegevens, zoals de school- en verzuimgegevens leerling, de relevante voorgeschiedenis , de door school reeds ondernomen acties en resultaten daarvan. Zodra de mentor en/of een afdelingsleider een leerling wil aanmelden bij de JGZ worden de ouders/verzorgers hierover schriftelijk geïnformeerd.

Na het ontvangen van het aanmeldingsformulier wordt het dossier van de leerling binnen 5 werkdagen door de jeugdarts ingezien. Aan de hand van de aanmeldingsgegevens en het dossier neemt de jeugdarts contact op met de leerling en de ouders/verzorgers met de vraag wat de reden is van het verzuim.
In sommige gevallen zal volstaan kunnen worden met een telefonisch contact, maar in andere gevallen volgt een uitnodiging voor een persoonlijk gesprek. Dit dient bij voorkeur binnen 10 werkdagen na het ontvangen van het aanmeldingsformulier plaats te vinden.
Indien het niet lukt een contact (telefonisch contact of uitnodiging voor gesprek) te realiseren, wordt dit teruggekoppeld aan de school. De mentor en/of een afdelingsleider schakelt hierop de ambtenaar leerplichtzaken in.

Tijdens het gesprek van de jeugdarts met de leerling (en ouders/verzorgers) wordt een anamnese afgenomen omtrent de reden van het ziekteverzuim. Ook wordt navraag gedaan wat er al gedaan is om het ziekteverzuim te laten ophouden, bij welke specialisten/instanties eventueel onderzoek of behandeling plaatsvindt of plaats heeft gevonden. Indien nodig en gewenst wordt lichamelijk onderzoek verricht.

Afhankelijk van de bevindingen tijdens anamnese en zonodig lichamelijk onderzoek wordt door de jeugdarts actie ondernomen. Het kan zijn, dat informatie moet worden opgevraagd bij de behandelend arts of de behandelende instantie, de leerling wordt verwezen of voor een controle op een later tijdstip wordt opgeroepen. Voor het opvragen van informatie vraagt de jeugdarts eerst (schriftelijk) toestemming aan de leerling en de ouders/verzorgers. Hiervoor worden de binnen de GGD aanwezige toestemmingsformulieren gebruikt.
Tijdens het gesprek met de leerling en/of ouders/verzorgers wordt gezamenlijk een plan van aanpak gemaakt met acties en adviezen om te voorkomen dat het ziekteverzuim uitmondt in schooluitval. Tevens kan dan besproken worden welke (inhoudelijke) informatie wel en niet aan de mentor en/of een afdelingsleider teruggekoppeld mag worden.

Zodra contact is geweest met de leerling en de ouders/verzorgers (hetzij telefonisch, hetzij middels een persoonlijk gesprek), duidelijk is geworden wat de reden voor het ziekteverzuim is en een plan van aanpak is gemaakt, vindt terugkoppeling plaats aan de, in het aanmeldingsformulier aangegeven, persoon binnen de school. Inhoudelijke informatie wordt alleen verstrekt als hiervoor toestemming is verleend door de leerling en/of ouders/verzorgers. Zonder deze toestemming wordt alleen aangegeven dat er contact is geweest met de leerling en/of ouders/verzorgers en wat het plan van aanpak is.

De terugkoppeling vindt plaats op het aanmeldingsformulier binnen 15 werkdagen na het ontvangen van het aanmeldingsformulier en kan eventueel mondeling door de jeugdarts worden toegelicht. Het heeft de voorkeur, dat de terugkoppeling ook aan de orde komt in het Zorg Advies Team.

Twee maanden nadat de leerling gezien is door de jeugdarts wordt navraag gedaan bij de mentor en/of een afdelingsleider hoe het staat met het ziekteverzuim van de leerling, of de adviezen zijn opgevolgd en wat de effecten zijn geweest van de adviezen. Dit gebeurt via een evaluatieformulier welke vanuit de JGZ wordt opgestuurd aan de mentor en/of een afdelingsleider met het verzoek het evaluatieformulier in te vullen en te retourneren.
Tevens is, afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn in het plan van aanpak samen met de leerling en de ouders/verzorgers de mogelijkheid aanwezig om de leerling nogmaals uit te nodigen voor een controleafspraak.

Halt-afdoening

Een proces verbaal kan vervangen worden door een zogeheten ‘Halt-afdoening Spijbelen’ als wordt voldaan aan de onderstaande criteria:

– Er is geen diepgaande sociaal-emotionele problematiek.
– Het gaat om een zogeheten “first offender”.
– De leerling geeft het ongeoorloofd verzuim toe.
– De leerling stemt in met de Halt-afdoening.
– De ouders/verzorgers geven toestemming voor een Halt-afdoening.

Als de leerling in aanmerking komt voor een ‘Halt-afdoening Spijbelen’ verwijst de ambtenaar leerplichtzaken binnen 7 werkdagen de leerling door naar Bureau HALT. Bureau HALT roept ouders/verzorgers én leerling binnen 10 werkdagen schriftelijk op voor een gesprek. Er wordt een afdoeningvoorstel opgesteld, dat door ouders/verzorgers én leerling wordt ondertekend. De strafmaat wordt bepaald aan de hand van de strafmatrix. De leerling voert een taak- en/of leerstraf uit van maximaal veertien uur. Hij start binnen 10 werkdagen na het gesprek met de werkzaamheden. Als de leerling de gemaakte afspraken nakomt, geeft Bureau HALT een positief signaal aan de afdeling leerplichtzaken van de gemeente. Vervolgens seponeert de ambtenaar leerplichtzaken de zaak, waardoor er geen strafvervolging door Justitie plaatsvindt. Bij weigering van de Halt-afdoening of het niet afmaken van de Halt-afdoening volgt alsnog een proces verbaal.

Bij leerlingen, die niet binnen de criteria voor een Halt-afdoening vallen en waarvoor geen zwaarwegende redenen zijn om van een proces verbaal af te zien, wordt een proces verbaal aangezegd.